Dla właściciela małej firmy choroba to nie tylko problem zdrowotny, ale też ryzyko przerwy w przychodach i utraty kontaktu z klientami. Większość skutków da się jednak złagodzić, jeśli wcześniej zadbasz o trzy sprawy: prawo do zasiłku, dodatkowe zabezpieczenie finansowe i plan na to, kto poprowadzi firmę, gdy Cię zabraknie.
Zasiłek chorobowy: sprawdź, czy w ogóle Ci przysługuje
Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność co do zasady podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, a ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne. Jeśli nie zgłosisz się do niego, zasiłku chorobowego nie otrzymasz, nawet gdy zwolnienie lekarskie będzie trwało miesiącami. Do tego dochodzi tak zwany okres wyczekiwania: prawo do świadczenia nabywa się dopiero po opłacaniu składki przez określony czas. Jego długość i ewentualne wyjątki warto sprawdzić w aktualnych przepisach lub na stronie ZUS.
Na co zwrócić uwagę:
- czy jesteś zgłoszony do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego i od kiedy;
- czy składki są opłacane terminowo, bo zaległości mogą wpłynąć na prawo do świadczenia;
- od jakiej podstawy wymiaru opłacasz składki, bo od niej zależy wysokość zasiłku;
- czy zwolnienie lekarskie jest wystawione prawidłowo i czy dopełniasz wszystkich formalności w terminie.
Pamiętaj, że zasiłek zwykle nie odzwierciedla realnych zarobków firmy. Może pomóc w utrzymaniu domowego budżetu, ale rzadko pokryje koszty stałe działalności, takie jak wynajem, leasing czy wynagrodzenia pracowników. Jeśli prowadzisz spółkę, sprawdź, z jakiego tytułu podlegasz ubezpieczeniom, bo zasady mogą wyglądać inaczej niż w jednoosobowej firmie.
Ubezpieczenie prywatne jako uzupełnienie
Dodatkową ochronę dają polisy komercyjne. Na rynku znajdziesz między innymi ubezpieczenia wypłacające świadczenie za okres niezdolności do pracy lub pobytu w szpitalu, polisy na życie z rozszerzeniami o poważne zachorowania oraz ubezpieczenia kluczowej osoby, czyli takie, w których firma zabezpiecza się na wypadek wypadnięcia z pracy najważniejszego człowieka.
Zanim cokolwiek kupisz, przeczytaj ogólne warunki ubezpieczenia i zwróć uwagę na:
- definicję niezdolności do pracy, bo różni ubezpieczyciele rozumieją ją inaczej;
- okres karencji, czyli czas od zawarcia umowy, w którym świadczenie jeszcze nie przysługuje;
- wyłączenia odpowiedzialności, zwłaszcza dotyczące chorób przewlekłych i istniejących wcześniej;
- sposób i termin wypłaty oraz maksymalny okres, przez jaki świadczenie jest wypłacane;
- możliwość zmiany sumy ubezpieczenia, gdy firma się rozwinie.
Składki zależą od wieku, branży, stanu zdrowia i zakresu ochrony, dlatego porównaj kilka ofert i sprawdź aktualne stawki. Pomocny bywa niezależny doradca, który nie jest związany z jednym ubezpieczycielem.
Plan zastępstwa: kto prowadzi firmę, gdy Ciebie nie ma
Pieniądze to tylko część rozwiązania. Firma musi też działać, a do tego potrzebna jest osoba, która wie, co robić. Przygotuj plan, zanim będzie potrzebny:
- Wskaż zastępcę. Może to być zaufany pracownik, wspólnik, członek rodziny lub inny przedsiębiorca z branży. Najlepiej wyznacz też osobę rezerwową.
- Uregulujesz uprawnienia. Zastępca musi mieć prawo podejmować decyzje, podpisywać dokumenty i korzystać z rachunku firmowego. W zależności od formy firmy może to być pełnomocnictwo, prokura lub odpowiednia uchwała. Zakres i formę najlepiej omówić z prawnikiem lub notariuszem.
- Spisz najważniejsze procesy. Krótka instrukcja, co trzeba zrobić w tygodniu, w miesiącu i w kwartale, oszczędzi zastępcy wielu pomyłek.
- Zadbaj o dostęp awaryjny. Hasła do poczty, bankowości, systemów księgowych i magazynowych powinny być przechowywane bezpiecznie, na przykład w menedżerze haseł z możliwością dostępu awaryjnego dla zaufanej osoby.
- Zbierz kontakty. Lista klientów, dostawców, księgowej, banku i ubezpieczyciela z numerami telefonów powinna być aktualna i łatwo dostępna.
- Ustal sposób komunikacji. Dobrze, jeśli klienci dowiedzą się od zastępcy, że sprawy firmy są w toku, a terminy będą dotrzymane lub przesunięte w uzgodniony sposób.
Rezerwa finansowa i terminy, które nie czekają
Nawet przy zasiłku i polisie przychody mogą spaść szybciej niż koszty. Dlatego warto odkładać rezerwę na koszty stałe firmy. Ile miesięcy powinna pokrywać, zależy od branży i struktury wydatków, więc to wartość do przeliczenia indywidualnie.
Pamiętaj także o obowiązkach, które biegną dalej: składki, podatki, raty i opłaty. Sprawdź w ZUS i w urzędzie skarbowym, czy w razie choroby przysługują jakieś ulgi lub możliwość odroczenia płatności. Zasady zmieniają się, więc nie opieraj się na informacjach sprzed kilku lat. Dobrze też przejrzeć własne umowy z klientami: zapisy o możliwości zmiany terminu realizacji lub wskazania zastępcy wykonawcy mogą oszczędzić kar umownych. Z kolei uzależnienie od jednego dużego odbiorcy zwiększa ryzyko, gdy nagle nie możesz pracować.
Od czego zacząć w tym tygodniu
- Sprawdź w ZUS, czy masz opłacane ubezpieczenie chorobowe i od kiedy.
- Poproś księgową o zestawienie stałych kosztów miesięcznych firmy.
- Wybierz osobę, która mogłaby Cię zastąpić, i porozmawiaj z nią.
- Spisz listę haseł, kontaktów i terminów cyklicznych.
- Umów się na konsultację w sprawie pełnomocnictw i ewentualnej polisy.
Żaden z tych kroków nie wymaga dużego nakładu pracy, a każdy zmniejsza ryzyko, że choroba zamieni się w kryzys dla całej firmy. Im wcześniej uporządkujesz te sprawy, tym spokojniej będziesz mógł się skupić na powrocie do zdrowia.